Предварително предплатените разходи не се записват в отчета за доходите. Вместо това предплатените разходи първоначално се записват в баланса, а след това, като ползата от предплатените разходи е реализирана или като разходите са направени, се признава в отчета за приходите.
Когато дружеството заплати за разход, той се признава като предплатен актив в баланса, като едновременно се записва, което намалява паричните средства на компанията (или платежната сметка) със същата сума. Повечето предплатени разходи се показват в баланса като текущ актив, освен ако разходите не трябва да бъдат направени до 12 месеца, което е рядкост.
След това, когато разходите са направени, сметката за предплатените разходи се намалява с размера на разхода и разходът се признава в отчета за приходите на дружеството в периода, в който е възникнал.
Счита ли се застраховката предплатен разход?
Една от по-често срещаните форми на предплатени разходи е застраховката, която обикновено се заплаща предварително. Например, Компанията ABC плаща премия от 12 000 щатски долара за застраховка „Гражданска отговорност“ на директори и служители. Компанията плаща за полицата предварително и след това всеки месец прави коригиращ запис за сметка на направените застрахователни разходи. Първоначалното въвеждане, при което дебитираме сметката на предплатените разходи и кредитираме сметката, използвана за плащане на разходите, ще е така:
След това, след месец, компанията прави коригиращ запис за използваната застраховка. Компанията извършва дебит по съответната разходна сметка и кредитира сметката за предплатени разходи, за да намали стойността на актива. Месечната корекция за компания ABC би била 12 000 долара, разделена на 12 месеца, или 1000 долара на месец. Коригиращият запис в края на всеки месец ще се появи, както следва:
Наем като предплатен разход?
Фирмите могат да предплащат наем за месеци предварително, за да получат отстъпка, или може би наемодателят изисква предплащане предвид кредита на наемателя. Така или иначе, да кажем, че компания XYZ предплаща за офис пространство за шест месеца предварително, на обща стойност 24 000 долара. Първоначалното вписване е следното:
След това, тъй като всеки месец приключва предплатената наемна сметка, която е в баланса, се намалява с месечната сума на наема, която е 24 000 щатски долара, разделена на шест месеца, или 4000 долара на месец. В същото време компанията признава разход за наем в размер на 4000 долара в отчета за доходите. По този начин месечният коригиращ запис ще изглежда, както следва:
Други предплатени разходи
Допълнителните разходи, които една компания може да предплати, включват лихви и данъци. Лихвата, платена предварително, може да възникне, когато дружеството извърши плащане преди датата на падежа. Междувременно някои компании плащат данъци, преди да са дължими, като например прогнозно плащане на данък въз основа на това, което може да се дължи в бъдеще. Други по-малко общи предплатени разходи могат да включват наемане на оборудване или комунални услуги.
Като пример, помислете за компания Build Build Inc., която е наела част от оборудването за строителна работа. Компанията плати 1000 долара на 1 април 2019 г., за да наеме част от оборудването за работа, която ще бъде извършена след месец. Компанията ще разпознае първоначалната транзакция, както следва:
След това, когато оборудването се използва и действителните разходи са направени, компанията ще направи следното вписване, за да намали сметката на предплатените активи и да накара разходите за наем да се покажат в отчета за доходите:
Независимо дали става въпрос за застраховка, наем, комунални услуги или някакъв друг разход, платен предварително, той трябва да бъде записан в съответната сметка за предплатени активи. След това в края на всеки период или когато разходите действително са направени, трябва да се извърши коригиращ запис, за да се намали сметката на предплатените активи и да се признае (кредитира) съответният разход за приходи, който след това ще се появи в отчета за доходите.
Защо предплатените разходи първоначално не са в отчета за доходите?
Предплатените разходи не се включват в отчета за приходите и разходите по общоприети счетоводни принципи (GAAP). По-специално, принципът на съвпадение на GAAP, който изисква счетоводно отчитане на начисляването. Счетоводството за текущо начисляване изисква приходите и разходите да се отчитат за същия период, в който са направени, независимо от размяната на пари или пари. Тоест разходите трябва да се записват, когато са направени. По този начин предплатените разходи не се признават в отчета за доходите, когато са платени, тъй като те все още не са направени.
