Какво е Petty Cash?
Фондът за дребни парични средства е малко количество парични средства, държани на ръка, за да се плащат за незначителни разходи, като офис консумативи или възстановявания. Фондът за дребни парични средства ще подлежи на периодични съгласувания, като транзакциите също се записват във финансовите отчети. Във всеки отдел за по-големи корпорации може да има фонд за дребни парични средства, който може да бъде чекмедже или кутия.
Ключови заведения
- Дребните парични средства или дребният паричен фонд е малко количество пари на ръка, което се използва за плащане на разходи, твърде малки, за да заслужава писането на чек. Може да има чекмедже за дребни пари или каси във всеки отдел за по-големи корпорации. Може да се използва дребен паричен фонд за офис консумативи, карти за клиенти, цветя, заплащане на обяд за обслужване на служители или възстановяване на разходите на служителите.
Разбиране на Petty Cash
Транзакциите с дребни парични средства осигуряват удобство за малки транзакции, за които издаването на чек е неразумно или неприемливо. Малкото количество пари, което една компания счита за дребна, ще варира, като много компании държат между 50 и 200 долара като дребен паричен фонд. Примерите за транзакции, за които се използва дребен паричен фонд, включват:
- Офис консумативиКартички за клиентиПлановеПокупка за закусен обяд за малка група служители Възстановяване на служител за малки разходи, свързани с работата
Назначават се попечители на дребни парични средства, които да контролират фонда. Задълженията за попечителство обикновено включват прилагане на правилата и разпоредбите на дребните парични средства, изискване на попълване и освобождаване на средства.
Специални съображения
Периодичният паричен фонд се съгласува периодично, за да се провери дали балансът на фонда е правилен. Обикновено, тъй като балансът на дребните парични средства пада до предварително зададено ниво, попечителят кандидатства за допълнителни пари от касата. Понастоящем общата сума на всички постъпления се изчислява, за да се гарантира, че тя съответства на изплатените средства от дребното касово чекмедже. Ако са необходими нови средства, касиерът записва нов чек, за да финансира дребното чекмедже и взема в замяна постъпленията от покупките, които изчерпват парите.
Процесът на съгласуване гарантира, че остатъчният баланс на фонда се равнява на разликата между първоначалния баланс минус таксите, подробно описани в разписки и фактури. Ако остатъкът е по-малък от този, който трябва да бъде, има недостиг. Ако оставащият баланс е повече от този, който трябва да бъде, има надценка. Въпреки че могат да има малки разлики, когато не са балансирани, източникът на несъответствие трябва да бъде идентифициран и коригиран.
Службата за вътрешни приходи (IRS) препоръчва да се подават дребни касови бележки и да се прикрепят към разписки за записване и документиране на дребни парични разходи.
Изисквания за дребни парични средства
Използването на дребен паричен фонд заобикаля някои вътрешни контроли. Наличието на дребни парични средства не означава, че те могат да бъдат достъпни за всякакви цели и от всеки. Много компании използват строг вътрешен контрол за управление на фонда. Често ограничените лица са упълномощени да одобряват плащания и могат да го правят само за разходи, свързани с законни дейности или операции на компанията.
Може да бъде назначен дребен касиер, който да издаде чека, за да финансира дребното чекмедже и да направи съответните счетоводни записи. Попечителят на дребните парични средства се натоварва с разпределението на парите и събирането на разписки за всички покупки или всяко използване на средствата. Тъй като общата сума на дребните парични средства намалява, постъпленията трябва да се увеличават и да се приравняват към общата изтеглена сума.
С наличието на дребна каса и попечител на дребни парични средства, двойният процес помага да се запазят средствата и да се гарантира, че само оправомощените имат достъп до нея.
Записване на дребни кеш
Когато фондът за дребни парични средства се използва, дребните парични транзакции все още се записват във финансовите отчети. Не се правят записи на счетоводни списания, когато покупките се извършват с дребни парични средства, само когато попечителят се нуждае от повече пари - и в замяна на разписките получава нови средства - записите в дневника се записват. Записът в списанието за предоставяне на повече парични средства на попечителя е дебит към дребния паричен фонд и кредит в брой.
Ако има недостиг или надценка, запис в реда на дневника се записва в акаунт с над / къса стойност. Ако фондът за дребни парични средства приключи, се въвежда кредит, който представлява печалба. Ако фондът за дребни парични средства е кратък, се въвежда дебит, който представлява загуба. Свръх или късата сметка се използва за принудително балансиране на фонда при съгласуване.
