Какво е обществена поръчка?
Възлагането на поръчки е актът за получаване на стоки или услуги, обикновено за бизнес цели. Снабдяването най-често се свързва с бизнеса, защото компаниите трябва да търсят услуги или да купуват стоки, обикновено в сравнително голям мащаб.
Поръчката за обществени поръчки обикновено се отнася до крайния акт на покупката, но може да включва и цялостния процес на възлагане на поръчки, който може да бъде от критично значение за компаниите, водещи до окончателното им решение за покупка. Компаниите могат да бъдат от двете страни на процеса на възлагане на поръчки като купувачи или продавачи, макар че тук ние се фокусираме основно върху страната на заявяващата компания.
Как работят поръчките
Процесите за възлагане на обществени поръчки могат да изискват значителна част от ресурсите на компанията за управление. Бюджетите за обществени поръчки обикновено осигуряват на мениджърите определена стойност, която могат да изразходват за набавяне на стоките или услугите, от които се нуждаят. Процесът на възлагане на поръчки често е ключова част от стратегията на компанията, тъй като възможността за закупуване на определени материали или услуги може да определи дали операциите ще бъдат печеливши.
В много случаи процесите за възлагане на обществени поръчки ще бъдат продиктувани от фирмените стандарти, често централизирани от контроли от разделението на счетоводните задължения. Процесът на обществените поръчки включва подготовка и обработка на заявка, както и крайното получаване и одобрение на плащането.
Цялостно това може да включва планиране на покупки, определяне на стандарти, спецификации, проучване на доставчика, подбор, финансиране, договаряне на цените и контрол на инвентара. Поради това много големи компании могат да се нуждаят от подкрепа от няколко различни области на компанията за успешна поръчка.
Главни директори по обществени поръчки
Някои компании могат дори да изберат да наемат главен служител по поръчките, който да ръководи тези усилия. Главен ръководител на обществени поръчки може да наблюдава установяването на стандарти за обществени поръчки, да работи с дължими задължения за осигуряване на интеграция на стандартите за поръчки и ефективно плащане и да служи на екипи за обществени поръчки, които вземат решения за поръчки, когато има множество конкурентни оферти.
Като цяло разходите за обществени поръчки ще бъдат интегрирани във финансовия счетоводен отчет на бизнеса, тъй като поръчката включва придобиване на стоки и / или услуги за целите на приходите на бизнеса.
Комплексната поръчка може да включва подкрепа от няколко области на компанията.
Финансово счетоводство
Обработката на поръчките може да бъде разделена и анализирана от няколко ъгъла. Компаниите и индустриите ще имат различни начини за управление на възлагането на преки и непреки разходи. Компаниите за стоки, в сравнение с компаниите за услуги, също ще имат различни начини за управление на разходите.
Преки спрямо косвени разходи за възлагане на обществени поръчки
Директните разходи се отнасят до всичко, свързано с цената на продадените стоки и производството, включително всички артикули, които са част от готовите продукти. За производствените компании това може да варира от суровини до компоненти и части. За мерчандайзинг компаниите това ще включва разходите, на които стоките се купуват от търговец на едро за продажба.
За компаниите, базирани на услуги, преките разходи ще бъдат предимно часовите разходи за труд на служителите, извършващи услуги. Възлагането на стоки, свързани с цената на продадените стоки, влияе пряко върху брутната печалба на компанията.
За разлика от тях, косвените поръчки включват покупки, които не са свързани с производството. Това са покупки, които една компания използва, за да улесни своите операции. Индиректните поръчки могат да включват широк спектър от покупки, включително офис консумативи, маркетингови материали, рекламни кампании, консултантски услуги и други. По принцип компаниите имат различни бюджети и процеси за управление на преките разходи в сравнение с косвените разходи.
Счетоводство за доставки на стоки срещу услуги
Поръчките са част от процеса на разходите за всички видове компании, но компаниите за стоки и услуги отчитат приходите и разходите по различен начин. Като такова счетоводството на закупените стоки също ще се различава от счетоводството за доставени услуги.
Фирмите, съсредоточени върху стоки, ще трябва да се занимават с набавянето на тези стоки като инвентар. Тези компании отдават голямо значение в тази област на управлението на веригата за доставки. Компаниите, базирани на услуги, предоставят услуги като основен генератор на приходи, така че не е задължително да разчитат толкова силно на веригата на доставки за инвентар, въпреки че може да се наложи да закупят стоки за услуги, базирани на технологии.
Като цяло цената на продажбите за много компании за услуги се основава на часовата цена на труда на служителите, предоставящи услугата, така че поръчките като директен разход не са основен фактор. Въпреки това компаниите, базирани на услуги, обикновено имат по-високи относителни косвени разходи, тъй като обикновено се справят със собствените си поръчки като косвени разходи чрез маркетинг.
Ключови заведения
- Възлагането на поръчки е актът за получаване на стоки или услуги. Търговските поръчки изискват подготовка, покана и обработка на плащания, която обикновено включва няколко области на компанията. Разходите за поръчки могат да попаднат в няколко различни категории, в зависимост от търсенето на поръчки. Конкурентното наддаване обикновено е част от най-мащабните процеси за обществени поръчки, включващи множество участници в търга.
Специални съображения: Конкурентно наддаване
Конкурентното наддаване е част от повечето бизнес сделки, включващи множество участници в търга. Процесът на конкурентно наддаване за стоки обикновено е по-опростен, отколкото за услугите. Възлагането на поръчки е също терминът, използван за закупуване на стоки и услуги от името на правителството, който има свои собствени процедури и изисквания за наддаване.
Конкурентното офериране за всички видове стоки обикновено включва предложения, които подробно определят единичната цена, условията за доставка и условията за доставка. Конкурентното наддаване за възлагане на услуги може да бъде по-сложно, тъй като може да включва множество неща, включително частни лица, технологични услуги, оперативни процедури, обслужване на клиенти, обучение, такси за услуги и други.
Във всеки случай адвокатът на оферти избира доставчика, с който иска да работи, въз основа както на оперативните бизнес аспекти, така и на разходите. Тогава адвокатът отговаря за отчитането на разходите в зависимост от стоките или услугите, договорени. Правителствените агенции и големите компании могат да избират ежегодно или по график предложения за възлагане на обществени поръчки, за да гарантират, че те продължават да поддържат най-добрите взаимоотношения за своя бизнес.
