Предприятията използват формуляр I-IRS, Искане за идентификационен номер на данъкоплатците и сертификат, за да получат информация от доставчици, които наемат като независими изпълнители (наричани също така на свободна практика). Когато бизнес плаща на изпълнител 600 или повече долара през данъчна година, той трябва да докладва тези плащания на Службата за вътрешни приходи (IRS), като използва информацията за връщане, наречена Форма 1099-MISC. Фирмите използват името, адреса и номера на социалното осигуряване или данъчния идентификационен номер, които изпълнителите предоставят на формуляр W-9, за да завършат тази информация. Нито подателят, нито получателят не трябва да изпращат копие до IRS.
Фирмите, които наемат независими изпълнители, не удържат данък върху доходите или не плащат данъци Medicare или социално осигуряване за своите независими изпълнители, както правят за своите служители. Вместо това изпълнителите са отговорни за тези задължения. Въпреки това IRS все още иска да знае колко са получили тези изпълнители, за да се уверят, че плащат дължимите им данъци и той използва формуляр 1099-MISC за събиране на тази информация. Фирмите не изпращат формуляр W-9 до IRS.
Целта на формуляра W-9
Информация, необходима във формуляр W-9
Формуляр W-9 изисква името на независимия изпълнител, името на фирмата (ако е различно), бизнес субект (еднолично търговско дружество, партньорство, корпорация C, S корпорация, доверие / имоти, дружество с ограничена отговорност или "друг") и данъкът на бизнеса идентификационен номер (или социален осигурителен номер, за еднолични търговци, които не използват отделен данъчен номер).
Формуляр W-9 изисква също така лицето, което го попълва, да удостовери, че те не подлежат на резервно удържане. Повечето данъкоплатци не са, но ако това е така, компанията, която наема независимия изпълнител, ще трябва да удържа данък върху дохода от заплащането на този изпълнител при фиксирана ставка от 24% (за данъчни години 2018–2025) и да го изпраща на IRS.
Тъй като формуляр W-9 изисква да се посочи данъчен идентификационен номер или номер на социалното осигуряване, лицето, което го попълва, и фирмата, получила попълнения формуляр, трябва да го пазят внимателно по време на предаването и след получаването му, за да се предпазят от кражба на самоличност.
Когато не трябва да попълните W-9
Независим изпълнител, който получи неочакван W-9, трябва да се колебае преди да го попълни и да проучи дали заявителят има основателна причина да поиска този формуляр. Финансовите институции понякога използват формуляр W-9, за да поискат информация от клиент, когато трябва да отчитат дивиденти или лихви. Внимавайте тук: Вероятно финансовата институция вече има данъчен номер от момента на отваряне на сметката.
Друга ситуация, в която трябва да се колебаете, преди да попълните формуляр W-9, е ако компанията, която ви моли да направите това, е ваш работодател и се предполага, че сте класифицирани като служител, а не независим изпълнител. Разликата е съществена.
Служител или независим изпълнител?
Ако сте служител, вашият работодател ще удържа данъци върху дохода, ще удържа и плаща данъци за социално осигуряване и Medicare и ще плаща данък върху безработицата върху заплатите ви. Ако сте независим изпълнител, това няма. Това означава, че ще носите отговорност за дела на работодателя в социалните осигуровки и Medicare данъци и няма да имате право на обезщетение за безработица, ако сте уволнени.
Недобросъвестен или финансово затруднен работодател може да се опита да класифицира служител като независим изпълнител, за да спести пари. Ако сте класифициран като независим изпълнител, данъчните "спестявания" на работодателя ще излязат от джоба ви като данък за самостоятелна работа. Вие също ще отговаряте за изчисляването и плащането на прогнозните си данъци четири пъти годишно и попълването на График С, когато подадете годишната си данъчна декларация.
Не винаги е ясно дали работникът е служител или независим изпълнител, но като цяло, колкото по-голям е контролът на бизнеса над това, което работниците правят и как го правят, толкова по-вероятно е да са служители. Ако чувството Ви за Спайд започва да изтръпва, когато някой, който ви е наел, ви нарича независим изпълнител, това е добър знак и трябва да проучите допълнително ситуацията. Започнете с преглед на дискусията на IRS за разликата между двете. Ако сте служител, трябва да попълните формуляр W-4, а не формуляр W-9.
Ето пример за това, когато работодателят може законно да промени вашия статус от служител на независим изпълнител. Вие сте компютърен програмист и се изисква да влизате в офиса от 9:00 до 18:00, от понеделник до петък. Компанията осигурява вашето бюро и вашия компютър.
От следващия месец ще трябва да предоставите вашия компютър. Ще можете да работите от дома или от каквото и да е отдалечено местоположение и можете да завършите работата по всяко време, което искате, стига задачите ви да се изпълняват по график и да отговаряте на телефонни обаждания и имейли, свързани с работата навреме.
W-9 често задавани въпроси
Как да разбера дали съм обект на задържане на резервни копия?
IRS изпрати ли ви писмо, в което ви казва, че подлежите на задължително резервиране на резервни копия? Това може да се случи, ако не отчетете всичките си лихви и дивиденти при предишна данъчна декларация. Ако не сте получили това писмо и ако предоставите своя данъчен идентификационен номер на заявителя на формуляр W-9, тогава не подлежите на резервно удържане. Ако сте обект на резервно резервиране, зачеркнете елемент втори във втората част на формуляр W-9, преди да го изпратите.
Кой е най-сигурният начин за подаване на формуляр W-9?
Друг вариант е да го изпратите чрез услуга като FedEx, UPS или пощенската услуга, въпреки че няма гаранция, че формулярът ви няма да бъде изгубен, откраднат или подправен при транспортиране.
Също така няма гаранция, че получателят ще съхранява формуляра безопасно, дори ако го изпратите сигурно, така че може да искате да попитате за това предварително.
Моят бизнес изключен ли е?
Ако сте едноличен собственик, вероятно не е така. Ако това е корпорация, това може да бъде, ако отговаря на условията за освободен от данък IRS статус.
Имам идентификационен номер на работодател (EIN) и номер на социално осигуряване. Кой номер трябва да въведем във формуляра?
Мога ли да откажа да попълня формуляр W-9?
Сигурен. Ако откажете в отговор на основателна заявка, клиентът ви ще удържа данъци от заплащането ви в размер на 24%. Счетоводният отдел може също да ви намери болка и да каже на вашия контакт, за да откаже да работи по-нататък с вас. Предприятията имат голямо задължение от IRS да получат попълнен формуляр W-9 от всеки, на когото плащат 600 долара или повече през годината. Неспазването може да доведе до глоби.
Освен клиент, който може да ме помоли да попълня формуляр W-9?
Банка, брокерска фирма, кредитна институция, която е анулирала дълг, който дължите, или издателят на награда, която сте спечелили всички, може да поискате. Ако сте гост на „Елън“ по време на промоцията й „12 дни на подаръци“ и продуцентите на токшоу ви молят да попълните W-9, преди да тръгнете, сигурно е да приемете, че заявката е легитимна. Ако получите имейл, в който се казва, че сте спечелили награда за конкурс, който не си спомняте, че сте участвали, може да не искате да дадете на този човек W-9.
Внимавайте за фишинг измами с W-9. Ако получите заявка за имейл за формуляр W-9 и не сте сигурни, че е законна, свържете се с предполагаемия подател по телефона (и не използвайте никакъв телефонен номер в съмнителния имейл), за да попитате дали заявката е валидна. Нападателите са сложни и могат да направят съобщение да изглежда така, че то идва от вашата банка или дори от вашия клиент. И ако получите имейл от IRS, това определено е опит за фишинг и трябва да препратите имейла на [email protected]. IRS не инициира контакт с данъкоплатците чрез имейл.
Долния ред
Формулярите W-9 са за независими изпълнители, наричани също и на свободна практика. Важно е да попълните формата правилно - но само ако сте сигурни, че това е правилният формуляр за изпращане и заявката е законна.
