За малък бизнес с малко транзакции, разумен собственик на бизнес може да използва Excel като заместител на счетоводния софтуер. Excel разполага с всички инструменти, необходими за създаване и поддържане на главна книга, но това изисква стабилно разбиране на основните счетоводство и внимание към детайлите. За собствениците на фирми, които не са сигурни дали са готови или разполагат с ресурси да инвестират в счетоводен софтуер, Excel може да е доброто място да започнат да водят счетоводни записи до закупуване на счетоводния софтуер.
Използване на Excel като главна книга
Една проста настройка за водене на записи първо трябва да включва колони за датата на транзакцията, описанието на транзакцията и референтен номер, като например фактура или чекови номера. Следващите колони ще изброят всички акаунти, които ще се използват през годината. Внимателната мисъл трябва да се включи в избора на акаунти, тъй като ще бъде трудно да се върнете назад и да направите промени по-късно. Отляво надясно, първите изброени сметки трябва да са сметки за отчети за доходите, започващи с приходи и завършващи с разходи. Следват сметките за активите, след това сметките за пасиви и накрая всички сметки за собствен капитал.
Главната книга използва счетоводство с двойно вписване, за да следи всички транзакции на компанията и е важно да имате добро разбиране на тази концепция, преди да започнете да използвате Excel като главна книга.
Какво е счетоводство с двоен запис?
Ако това е нова компания, първата сделка вероятно ще бъде инвестираният в дружеството капитал. Като пример, да кажем, че предприемач на име Джейн решава да отвори магазин за машини. Тя има 750 000 долара от спестявания за стартиране на бизнеса и открива сметка за проверка на бизнеса със средствата.
Използвайки концепции за счетоводство с двойно записване, Джейн знае, че тази транзакция ще увеличи паричната сметка на компанията (запис на дебита) и ще бъде компенсирана от увеличаване на сметката на собствения капитал (запис на кредит). В тази Excel система всички дебитни записи трябва да се записват като положителни стойности, докато всички кредитни записи трябва да се записват с отрицателни стойности.
В този пример Джейн трябва да въведе датата на транзакцията и описание като „капиталова инвестиция“ в първия ред на електронната таблица. След това тя ще положи положително $ 750 000 в графата „кеш“ сметка на електронната таблица и отрицателна 750 000 щатски долара в графата „акаунт на собственика“ на електронната таблица. За да провери числата, Джейн трябва да използва формула Sum, за да гарантира, че всички записи на всеки ред се равняват на нула долара.
Оттам Джейн ще продължи да въвежда ред за всяка транзакция. Ако закупи оборудване с фирмените пари, Джейн ще въведе транзакция, за да покаже дебит или положително вписване в колоната на сметката „оборудване“ и кредит, или отрицателно вписване, в графата „кеш“. Ако продава услуги за обработка на клиент, тя ще запише кредит по сметка "приходи" и дебит към сметка "собствен капитал".
И накрая, общият за всяка колона акаунт трябва да се сумира в дъното на електронната таблица. Сумата от всички сметки за доходите може да се добави заедно, за да се изчисли текущият нетен доход. Други колони могат да бъдат конфигурирани според нуждите, за да се изчислят например общите активи, общите задължения и общия капитал.
