Какво е фактура?
Фактура е търговски документ, който подробно описва и записва транзакция между купувач и продавач. Ако стоки или услуги са закупени на кредит, фактурата обикновено уточнява условията на сделката и предоставя информация за наличните методи за плащане. Видовете фактури могат да включват разписка, фактура за продажба, дебитна бележка или фактура за продажби.
Компаниите могат да изберат просто изпращане на извлечение в края на месеца като фактура за всички неизплатени транзакции. В такъв случай изявлението трябва да посочва, че няма да бъдат изпращани последващи фактури. В исторически план фактурите са били записвани на хартия, често с генерирани множество копия, така че всеки купувач и продавач да имат запис на транзакцията за собствените си записи. В момента компютърно генерираните фактури са доста често срещани. Те могат да бъдат отпечатани на хартия при поискване или изпратени по имейл на страните по транзакцията. Електронните записи също позволяват по-лесно търсене и сортиране на конкретни транзакции или конкретни дати.
Проформа фактура е обвързващо споразумение, въпреки че условията за продажба подлежат на промяна.
фактура
Основите на фактурата
На фактура трябва да се посочва, че това е фактура на лицевата страна на сметката. Обикновено има уникален идентификатор, наречен номер на фактурата, който е полезен за вътрешна и външна справка. Фактурата обикновено съдържа информация за контакт за продавача или доставчика на услуги, в случай че има грешка, свързана с фактурирането.
Условията за плащане могат да бъдат посочени във фактурата, както и информацията, свързана с отстъпки, данни за предсрочно плащане или финансови такси, изчислени за просрочени плащания. Той също така представя единичната цена на даден артикул, общата закупена бройка, товари, обработка, доставка и свързаните с тях данъчни такси и очертава общата дължима сума.
Проформа фактура е предварителна фактура за продажба, изпратена на купувачите предварително на пратка или доставка на стоки. Във фактурата обикновено се описват закупените артикули и друга важна информация, като тегло на транспорт и транспортни такси. Проформа фактурите често влизат в игра с международните транзакции, особено за митнически цели при внос.
Винаги трябва да поддържате копие от вашите фактури и разписки - на хартиен или електронен носител - за данъчни цели.
Значението на датата на фактурата
Датата на фактурата представлява официалната дата, на която стоките са били фактурирани и транзакцията официално записана. Следователно датата на фактурата има съществена информация относно плащането, тъй като тя диктува продължителността на кредита и датата на плащане на сметката. Това е особено важно за субектите, предлагащи кредит, като нетна 30. Действителната дата на изплащане на фактурата обикновено е 30 дни след датата на фактурата.
E-фактуриране
След настъпването на компютърната ера, хората и предприятията намериха по-лесно да разчитат на електронното фактуриране като алтернатива на хартиените документи. Електронното фактуриране или електронното фактуриране е форма на електронно фактуриране за генериране, съхраняване и наблюдение на свързани с транзакциите документи между страните и гарантиране, че условията на техните споразумения са изпълнени.
Тези електронни документи могат да включват фактури и разписки, поръчки за покупка, дебитни и кредитни бележки, условия и инструкции за плащане и фишове за преводи. Дигиталните фактури обикновено се изпращат по имейл, уеб страница или приложение. Предимствата включват следното:
- Постоянност и устойчивост на физически щети Лесно търсене и сортиране на конкретни имена, термини или датиПовишена прослушваемост Способността за печат или възпроизвеждане при поискване Способността за събиране на данни и бизнес разузнаванеНамаляване на използването на хартия
Електронното фактуриране включва няколко технологии и опции за въвеждане и се използва като общ термин за описание на всеки метод, чрез който фактурата се представя по електронен път на клиента за плащане. Няколко стандарта за електронно фактуриране, като EDIFACT и UBL, са разработени по целия свят, за да улеснят приемането и ефективността.
Ключови заведения
- Фактура е търговски документ, който описва подробно и записва транзакция между купувач и продавач. Получаването на хартия от магазин е обичайна фактура за потребителите. Фактурите са критичен елемент на вътрешния контрол и одитите на счетоводството. Таксите по фактура трябва да бъдат одобрени от отговорния мениджърски персонал. Фактурите обикновено очертават условията за плащане, единичните разходи, доставката, обработката и всички други условия, очертани по време на транзакцията. Фактурите могат да бъдат на хартиен носител, но електронните фактури станаха много по-често срещани.
Фактури и дължими сметки
Фактурите проследяват продажбата на продукт за целите на контрола върху запасите, счетоводството и данъците. Много компании изпращат продукта и очакват плащането на по-късна дата, така че общата дължима сума става дължима за сметка на купувача и сметка за продавач.
Фактурите за съвременния ден се предават по електронен път, а не на хартия. Ако фактура бъде загубена, купувачът може да поиска копие от продавача. Използването на фактура представлява наличието на кредит, тъй като продавачът е изпратил продукт или предоставил услуга, без да получава пари в брой.
Фактурите са различни от поръчките за покупка, които се създават преди клиент да поръча стока или услуга.
Фактури и вътрешен контрол
Фактурите са критичен елемент на вътрешния контрол на счетоводството. Таксите по фактура трябва да бъдат одобрени от отговорния мениджърски персонал. Като алтернатива фактурата се съпоставя с поръчка за покупка, а при съгласуване на информацията се извършва плащане за одобрени транзакции. Одитиращото дружество гарантира, че фактурите са въведени в съответния счетоводен период при тестване за намаляване на разходите.
