Какво представлява отчетният план?
Отчетен план е план, който следва правилата на Службата за вътрешни приходи (IRS) за възстановяване на работниците за бизнес разходи, при които възстановяването не се отчита като доход. Това означава, че възстановяванията не подлежат на облагане с удържане на данъци или W-2 отчитане. Тези разходи обаче трябва да са свързани с бизнеса, за да попаднат в отговорен план.
Ключови заведения
- Отчетен план е процес на възстановяване на разходите на служителите за техните разходи, свързани с работата. Отчетните планове не подлежат на облагане, тъй като не се считат за форма на компенсация за работа. Разходите могат да се считат за част от отчетния план, само ако са бизнес- свързани, точно отчетени и ако се върнат излишни възстановявания. Ако възстановените разходи се считат за неотчетни, то подлежат на данъчно облагане от IRS. Излишните средства обикновено трябва да бъдат върнати в рамките на 120 дни.
Как работи отчетният план
Отчетен план се различава от неотчетния план. Ако планът за възстановяване на стопанска дейност не отговаря на изискванията на IRS за отчетния план, планът не се отчита и възстановяването на разходите се счита за част от компенсацията на служителя и следователно подлежи на удържане и трябва да се отчита в W-образа на служителя, Според правилата на IRS, съгласно отчетния план разходите се възстановяват, ако са свързани с бизнеса и се отчитат по подходящ начин. Освен това сумите, изплатени над действителните разходи, трябва да бъдат върнати на дружеството в рамките на определен срок. Разходите, свързани с бизнеса, направени от служителите, могат да включват такива неща като пътуване, хранене, настаняване, развлечения или транспорт. Служителите са длъжни да отчитат адекватно разходите с архиви и да върнат всяко излишно възстановяване в разумен период от време.
Работодателите не са задължени да представят подробности за своя план в IRS, но те трябва да могат да докажат, че отговарят на изискванията на отчетния план.
Работодателите често са в състояние да използват по-строги отговорни изисквания на плана, отколкото са публикувани от IRS.
Изисквания към отчетния план
Изискванията към отчетния план са, че те са свързани с бизнеса, разходите за служители се отчитат по подходящ начин на работодателя си по разумен и навременен начин и че всяко излишно възстановяване трябва да бъде върнато на работодателя в разумен срок.
За да се считат разходите, свързани с бизнеса, те трябва (свободно) да отговарят на следните изисквания: разходите трябва да бъдат направени в рамките на трудовата заетост и всички разходи, които се съчетават между личен разход и бизнес разходи, да се отчитат по подходящ начин като такова, разделяне на разходите между работодателя и служителя. Често срещан пример е този на личен автомобил, който се използва за командировки: в такъв случай може да се очаква от служител да отчете километрите, настъпили по време на личния си транспорт и свързания с работата транспорт, разпределяйки разходите по подходящ начин.
Адекватното счетоводство обикновено подлежи на потвърждение от трети страни с цел доказване, че средствата на служителите са свързани с бизнеса. Разписките са често срещана форма на доказателство на трети страни, което служителите ще използват, за да докажат легитимността на исканията си за финансиране. Съществуват обаче изключения от това правило, включително случаите на неприемане на разходи, които възлизат на по-малко от 75 долара, възстановяване на храна, която попада в рамките на IRS дневни норми, и транспортни разходи, за които е трудно да се получи официално доказателство за плащане, например таксита, метро и автобуси. Като цяло очакването за връщането на средствата за излишни средства за възстановяване е такива средства да бъдат върнати на работодателя в рамките на 120 дни след тяхното отстраняване.
