Какво представлява счетоводната информационна система (AIS)?
Счетоводна информационна система (AIS) включва събиране, съхранение и обработка на финансови и счетоводни данни, използвани от вътрешните потребители за докладване на информация на инвеститори, кредитори и данъчни власти. Обикновено това е компютърно базиран метод за проследяване на счетоводната дейност във връзка с ресурси на информационните технологии. AIS съчетава традиционните счетоводни практики, като например използването на общоприети счетоводни принципи (GAAP), и съвременни ресурси за информационни технологии.
Как се използват счетоводни информационни системи (AIS)
Счетоводната информационна система съдържа различни елементи, важни в счетоводния цикъл. Въпреки че информацията, съдържаща се в дадена система, варира между индустрии и бизнес размери, типичният AIS включва данни, свързани с приходи, разходи, информация за клиентите, информация за служителите и данъчна информация. Конкретни данни включват поръчки за продажби и доклади за анализ, заявки за покупки, фактури, контролни регистри, инвентар, ведомост, книга, пробен баланс и информация за финансовите отчети.
Счетоводната информационна система трябва да има структура на база данни за съхраняване на информация. Тази структура на базата данни обикновено се програмира с език на заявките, който позволява манипулиране на таблици и данни. AIS има множество полета за въвеждане на данни, както и за редактиране на предварително съхранени данни. Освен това счетоводните информационни системи често са високозащитени платформи с превантивни мерки, предприети срещу вируси, хакери и други външни източници, които се опитват да събират информация. Киберсигурността става все по-важна, тъй като все повече компании съхраняват данните си по електронен път.
Различните изходи на счетоводна информационна система илюстрират многостранността на нейните възможности за манипулиране на данни. AIS изготвя отчети, включително доклади за остаряване на вземания въз основа на информация на клиента, схеми на амортизация на дълготрайните активи и пробни салда за финансово отчитане. Клиентски списъци, данъчни изчисления и нива на запаси също могат да бъдат възпроизведени. Кореспонденциите, бележките или презентациите обаче не са включени в AIS, тъй като тези позиции не са пряко свързани с финансовите отчети или счетоводството на компанията.
Предимства на счетоводните информационни системи
Междуведомствено взаимодействие
Счетоводна информационна система се стреми да взаимодейства между множество отдели. В рамките на системата отделът по продажбите може да качи бюджета за продажби. Тази информация се използва от екипа за управление на инвентара за провеждане на броя на инвентара и закупуване на материали. След закупуване на инвентара системата може да уведоми отдела за плащане на сметки за новата фактура. AIS може също да споделя информация за нова поръчка, така че отделите за производство, доставка и обслужване на клиенти да са запознати с продажбата.
Вътрешни контроли
Неразделна част от счетоводните информационни системи се отнася до вътрешния контрол. Политики и процедури могат да бъдат поставени в системата, за да се гарантира, че чувствителната информация за клиента, доставчика и бизнеса се поддържа в рамките на една компания. Чрез използването на физически одобрения за достъп, изисквания за влизане, регистрационни файлове за достъп, разрешения и разделяне на задълженията, потребителите могат да бъдат ограничени само до съответната информация, необходима за изпълнение на тяхната бизнес функция.
