Вашите клиенти ще използват информацията на вашия W-9, за да поставят вашето име, фирмено име, адрес и идентификационен номер на данъкоплатците (TIN) на 1099-MISC, който те подават за вас. Те ще изпратят едно копие от 1099-MISC до IRS и друго копие до вас в края на януари, след края на данъчната година.
Други обстоятелства, поради които може да бъдете помолени да попълните W-9, включват:
- някои сделки с недвижими имотиподкупване на ипотечни лихви или изоставяне на обезпечено имуществоЗаписване на дългови вноски към индивидуален пенсионен договор (IRA)
(За повече информация относно използването му - и кога трябва да поставите под въпрос, че трябва да подпишете такъв - прочетете Целта на формуляра W-9 .)
Упътвания стъпка по стъпка
Форма W-9 е една от най-лесните формуляри за IRS за попълване, но ако данъчните формуляри ви изнервят, не се притеснявайте. Ще ви преведем по правилния начин да го завършите.
Стъпка 1: Въведете името си, както е показано в данъчната декларация. Лесно, нали?
Стъпка 2: Въведете името на бизнеса си или името на „пренебрегвано предприятие“, ако е различно от името, което сте въвели за стъпка 1. Например, може да сте еднолична собственост, но за маркетингови цели не използвате личното си име като свое Име на фирмата; вместо това вие правите бизнес като някакво друго име. Бихте въвели това име тук. Що се отнася до пренебрегваната част на субекта, ако не знаете какво представлява, вероятно не сте такава. Най-често пренебрегваният тип дружество е еднолично дружество с ограничена отговорност.
Стъпка 3: Какъв тип стопански субект сте за федерална данъчна класификация: еднолично търговско дружество, партньорство, корпорация C, S корпорация, доверие / имущество, дружество с ограничена отговорност или „друго”? Поставете отметка в съответното квадратче. Ако не сте сигурни, вероятно сте едноличен собственик, защото ще трябва да подадете много документи, за да станете едно от другите предприятия.
Стъпка 4: Изключения. Вероятно е да оставите тези кутии празни. Ето няколко изключения:
1. Получателите на плащания, които са освободени от резервно удържане, например корпорации (в повечето случаи), може да се наложи да въведат код в полето „Освободен код на получателя“. Инструкциите на формуляр W-9 изброяват освободените получатели и техните кодове и видовете плащания, за които тези кодове трябва да се използват. Корпорациите, попълващи W-9 за получаване на лихви или дивиденти, например, въвеждат код „5.“
2. Платежите, които са освободени от отчитане съгласно Закона за спазване на данъка върху чуждестранните сметки (FATCA), може да се наложи да въведат код в полето „Освобождаване от кода за отчитане на FATCA“. Нито една от тези кутии няма да се отнася за типичния независим изпълнител или на свободна практика.
Стъпка 5: Въведете своя уличен адрес, град, щат и пощенски код. Какво става, ако домашният ви адрес е различен от адреса на вашия бизнес? Кой адрес трябва да посочите във формуляр W-9? Използвайте адреса, който ще използвате във вашата данъчна декларация. Например, ако сте единствен собственик, който наема офис пространство, но подавате данъчната си декларация, използвайки домашния си адрес, въведете домашния си адрес във формуляр W-9, така че IRS няма да има проблеми при съпоставянето на вашите 1099s с вашия 1040 формуляр, Стъпка 6: В тази незадължителна стъпка можете да посочите името и адреса на заявителя. Може да искате да попълните това поле, за да поддържате отчет на кого сте предоставили своя данъчен идентификационен номер.
Стъпка 7: IRS нарича този раздел част I, което трябва да ви накара да се чудите какви са всички тези стъпки, които току-що сте изпълнили. Тук трябва да посочите данъчния номер на вашия бизнес, който ще бъде или вашият индивидуален номер за социално осигуряване (SSN), ако сте едноличен собственик, или идентификационния номер на вашия работодател (EIN), ако сте друг тип бизнес. Сега някои еднолични търговци също имат EIN, но IRS предпочита, че едноличните търговци използват своите SSN във формуляр W-9. Отново, това ще направи по-лесно съпоставянето на всички 1099, които получавате, с вашата данъчна декларация, която ще подадете под вашия SSN.
Ами ако вашият бизнес е нов и няма EIN? Все още можете да попълните формуляр W-9. IRS казва, че трябва да кандидатствате за своя номер и да напишете „кандидатстващо“ в полето за TIN. Ще искате да получите този номер възможно най-бързо, тъй като, докато не го направите, ще бъдете обект на задържане на резервни копия. Можете да кандидатствате за EIN на уебсайта на IRS. Вижте инструкциите по-долу за стъпка 8, част II, за повече информация за задържане на резервни копия.
Стъпка 8: В част II трябва да удостоверите истинността на цялата си информация, преди да можете да подпишете формуляр W-9. Умишлено лъжата върху данъчна форма може да означава, че ще трябва да платите глоба или да отидете в затвора; IRS не се забърква. Преди да подпишете формуляр W-9, ето изявленията, които трябва да удостоверите, са верни, под санкция на лъжесвидетелстване:
Повечето данъкоплатци са освободени от резервно удържане. Ако нямате представа за какво говори тук IRS, вероятно сте освободени. Ако не сте освободени, IRS ще ви уведоми, а компанията, която ви плаща, трябва да знае, тъй като е длъжна да удържа данък върху дохода от заплащането ви по фиксирана ставка от 24% и да го изпраща на IRS. Между другото, сега знаете още една добра причина да не изневерявате на данъчната си декларация: Може да се наложи да кажете на бъдещ клиент за това и това може да накара компанията да се замисли два пъти за вас. В буква в) основно се казва, че ако веднъж сте били обект на резервно копиране, но вече не сте, никой не трябва да знае.
Ако сте местен чужденец, вие сте на ясно. IRS също счита следното за „лице в САЩ“: партньорство, корпорация, компания или асоциация, създадена или организирана в Съединените щати или съгласно законите на Съединените щати; домашно имение; и вътрешно доверие. Ако вашият бизнес е партньорство с чуждестранен партньор, се прилагат специални правила; прочетете за тях в инструкциите за формиране на W-9. Ако не сте гражданин на САЩ, може да се наложи да попълните формуляр W-8 или формуляр 8233 вместо това.
Вероятно няма да е необходимо да се притеснявате за този, който е свързан със Закона за спазване на данъка върху чуждестранните сметки.
Още няколко точки преди да се подпишете
Формуляр W-9 ви казва да зачеркнете точка 2 по-горе, ако сте получили уведомление от IRS, че в момента подлежите на резервно удържане, тъй като не сте отчели всички лихви и дивиденти във вашата данъчна декларация.
Можете да зачеркнете елемент 2, ако попълвате формуляр W-9 във връзка с сделка с недвижими имоти. Точка 2 не се прилага в този случай, така че няма значение дали сте обект на резервно копие.
Сега, ако прочетете внимателно отпечатъка в инструкциите на W-9, изглежда, това показва, че повечето хора изобщо не са длъжни да подписват този формуляр. Обикновено се изисква да го подпишете само ако IRS ви е уведомил, че преди това сте предоставили неправилен TIN. Освен технически, човекът, който ви помоли да попълните формуляр W-9, вероятно ще го сметне за непълен или невалиден, ако не сте го подписали, и късмет, опитвайки се да ги убеди в противното.
Връщане на формуляра
Върнете попълнения формуляр W-9 на бизнеса, който ви помоли да го попълните. В идеалния случай ще го предоставите лично, за да ограничите излагането си на кражба на самоличност, но този метод често не е практичен. Пощата се счита за сравнително сигурна. Ако трябва да изпратите формуляра по имейл, трябва да шифровате както документа, така и имейл съобщението си и три пъти да проверите дали имате правилния имейл адрес на получателя, преди да изпратите съобщението. Безплатни услуги са достъпни онлайн, за да ви помогнат да направите това, но проверете репутацията им, преди да се доверите на документите си.
Долния ред
Предоставянето на точна информация за вашия формуляр W-9 ще помогне да се гарантира, че плащанията, които получавате - или други транзакции, изискващи този формуляр - са правилно докладвани на IRS. Ако не сте сигурни в някои елементи, като например правилната класификация на вашия бизнес, консултирайте се със своя счетоводител или друг финансов съветник.
