Общи списания срещу генерални книги: общ преглед
Що се отнася до проследяването на финансите на даден бизнес, система с двойно въвеждане, която използва както главна книга, така и обща журнала, е може би най-добрият метод за проследяване на общата статистика и поддържане на операциите безпроблемно и изгодно. Но за да разберем истински как функционира системата за запис на двойни записи, първо трябва да оценим различните функции, свързани с двата ключови компонента: главни книги и общи журнали.
Ключови заведения
- Общото списание се отнася до книга с първоначални данни, в която счетоводители и счетоводители записват бизнес транзакции, в съответствие с датата на събитията. Главната книга проследява пет видни счетоводни статии: активи, пасиви, капитал на собственика, приходи и разходи. Напредъкът в технологиите го направи, така че повечето хора няма нужда да поддържат всяка книга с отделни сметки.
Общи журнали
Просто дефинирано, общо списание се отнася до книга с първоначален запис, в която счетоводителите и счетоводителите записват бизнес транзакции, в зависимост от датата на настъпване на събитията. Общото списание е първото място, където се записват данни и всяка страница в артикула съдържа разделителни колони за дати, серийни номера, както и дебитни или кредитни записи. Някои организации водят специализирани списания, като например списания за покупки или списания за продажби, които записват само конкретни видове транзакции.
Въпреки напредъка на софтуерните технологии, винаги ще има нужда да се записват нередовни транзакции в общи журнали, като продажби на активи, лош дълг и амортизация.
След като транзакцията се запише в общ журнал, сумите след това се осчетоводяват в съответните сметки, като вземания, оборудване и транзакции в брой.
Генерални книги
Главна книга е книга или файл, които букмейкърите използват за запис на всички съответни акаунти. Главната книга проследява пет видни счетоводни статии: активи, пасиви, капитал на собственика, приходи и разходи. Всеки акаунт представлява двуколонна Т-образна маса. Букмейкърът обикновено поставя заглавието на акаунта в горната част на „T“ и записва дебитни записи отляво и кредитни записи отдясно. Главната книга понякога показва допълнителни колони за подробности като описание на транзакцията, дата и сериен номер. Сделките от общите списания се осчетоводяват в сметките на главната книга, след това салдата се изчисляват и прехвърлят от главната книга в пробен баланс.
Специални съображения
Днес повечето организации използват софтуер за запис на транзакции в главни книги и общи журнали, което драстично оптимизира тези основни дейности по водене на записи. Всъщност повечето счетоводен софтуер поддържа централно хранилище, в което можете да регистрирате записи на книги и журнали. Напредъкът в технологиите обаче прави по-лесно и по-малко досадно да записвате транзакции и не е необходимо да поддържате всяка книга на сметки отделно. Лицето, въвеждащо данни във всеки модул от софтуера за счетоводство или счетоводство на вашата компания, може дори да не е запознато с тези хранилища. В много от тези софтуерни приложения лицето за въвеждане на данни се нуждае само от щракване върху падащо меню, за да въведе транзакция в книга или дневник.
