Под базата на начисляване на счетоводството, приходите и разходите се отчитат, когато са спечелени. Това е различно от касовата основа на счетоводството, където те се отчитат винаги, когато парите действително текат в и извън бизнеса. Повечето счетоводители смятат метода на счетоводно начисляване за по-добро измерване на рентабилността за целите на отчета за приходите.
По-голямата част от компаниите използват счетоводното начисляване като стандартна счетоводна практика, въпреки че е по-сложно и субективно от счетоводството в брой. Повечето компании имат някои форми на забавяне на дължимите задължения и вземания, като например продажба на кредит или проекти, които генерират потоци от приходи за дълъг период от време. Тези събития имат реално въздействие върху дейността на бизнеса, дори ако не се получават веднага парични средства.
Например, компания, която продава мебели на кредит, записва продажбата веднага, а не след като всички плащания най-накрая са получени. Когато са получени плащания преди да бъде предоставена услуга или дадена стока действително е направена и доставена, методът на счетоводно начисляване третира това събитие като задължение. Компанията признава приходите по традиционния начин само когато е получено пълно плащане.
Почти винаги счетоводното начисляване третира признаването на разходите въз основа на признаването на свързани приходи. Това е известно като принцип на съвпадение. Този принцип, продиктуван от общоприетите счетоводни принципи (GAAP), се прилага както за продажбата на стоки, така и за предоставянето на професионални услуги. Без това финансовите отчети биха разкрили много малко полезна информация, тъй като читателите няма да имат точна оценка на активите и пасивите.
Всеки път, когато транзакцията се записва през един отчетен период, но паричните приходи всъщност не са получени до следващ счетоводен период, счетоводителите я наричат начислени приходи. По същия начин, начислените разходи са свързани с онези разходи, които са направени през един период, но са платени в друг. Базата за начисляване на счетоводството е задължителна за всеки бизнес, който поддържа инвентаризация. За лицата с продажби под 10 милиона долара може да се използва хибриден метод на счетоводно начисляване и осчетоводяване на парични средства, стига методът на начисляване да се използва за продажби, покупки и материални запаси.
Корпоративен софтуер, като QuickBooks, стана изключително популярен за бизнеса и физическите лица. Макар че много от тях изготвят отчети на базата на парични средства и начисления, настройката по подразбиране е почти винаги начисляване.
Въпреки че методът на начисляване показва по-точно печалбите и приходите от приходите от бизнеса, той също така прави по-трудно да се разбере колко пари са в действителност. Предприятията, които не следят внимателно паричния си поток отделно от счетоводните си отчети, могат да се изправят пред сериозни проблеми с паричния поток. Това е особено важно за онези фирми, които разчитат в голяма степен на кредитни сметки и забавени плащания от своите клиенти.
