Дебитните бележки са форма на доказателство, че един бизнес е създал легитимен дебитен запис в хода на работа с друг бизнес. Това може да се случи, когато купувач върне материали на доставчик и трябва да потвърди възстановената сума. В този случай купувачът издава дебитна бележка, отразяваща счетоводната транзакция.
Фирмата може да издаде дебитна бележка в отговор на получено кредитно известие. Грешки (често лихвени такси и такси) във фактура за продажби, покупки или заем може да подканят фирма да издаде дебитна бележка, която да помогне за коригиране на грешката.
Ключови заведения
- Дебитна бележка е писмена транзакция, в която се посочва, че един бизнес е предприел финансови действия в резултат на работа с друг бизнес; бележката съответства на дебитна бележка в счетоводен дневник. Бизнес-бизнес транзакциите използват както дебитни, така и кредитни бележки; всички бележки са датирани, включват сериен номер, описание на транзакцията, подробности за връщането и подписите на участващите лица. Недостатъчната фактура, която доставчикът по-късно иска да поправи, е типичен пример за дебитна бележка; магазин, който връща продукти на своя доставчик и търси да получи възстановяване, би бил друг пример.
Дебитни бележки в транзакции
Дебитните бележки и кредитните бележки почти винаги участват в транзакции между бизнеса (B2B). Те съответстват на дебитни и кредитни записи в счетоводни дневници, които допълнително служат като доказателство за предходна бизнес сделка. Те могат също да бъдат посочени като дебитни бележки.
Дебитните бележки обикновено включват една и съща обща информация: датата на банкнотата, сериен номер, кратко описание на предишната бизнес транзакция, подробности за върнатите артикули (включително данъци върху продажбите и препратка към фактурата) и подписите на подходяща компания органи.
Най-вероятно е да чуете дебитна бележка след фактура с недостатъчно таксуване. Да предположим, че доставчик е доставил материали на стойност 10 000 долара на клиент, но е изпратил само фактура за $ 9 500. След като осъзнава грешката си, доставчикът може да представи дебитна бележка на своя клиент за разликата от 500 долара, за да разреши проблема и да направи корекции в своите счетоводни записи.
Дебитни бележки, дебитни бележки, дебитни разписки и фактури са сходни по своя характер и са всички законни документи, които демонстрират финансови транзакции между бизнеса; Терминът "дебитна разписка" обаче рядко, ако изобщо се използва, се използва при B2B транзакции.
Дебитни разписки
Има известна неяснота между термините „дебитна бележка“ и „дебитна разписка“. Понякога дебитната разписка се използва взаимозаменяемо с дебитна бележка - в други моменти дебитните разписки са предназначени само за описване на писмени записи, които доказват, че клиентът дължи пари на компания. Рядко се среща терминът дебитна разписка, използван за B2B транзакции.
Фактури
Дебитна бележка или дебитна разписка е много подобна на фактура. Основната разлика е, че фактурите винаги показват продажба, където дебитните бележки и дебитните разписки отразяват корекции или възвръщаемост на вече извършени транзакции.
Дебитните бележки могат да бъдат заменени и с традиционните фактури, когато се предоставя стока или услуга, която е извън обичайния обхват на бизнеса. Това помага да се разграничи транзакцията и за двата счетоводни отдела, а също така предпазва издаващата компания от създаването на нов тип фактура.
B2B транзакциите обикновено се основават на удължаване на кредита, при което продавачът изпраща пратка до компания преди да бъде платен, след това фактурира компанията за дължимата сума след доставката; дебити и кредити са счетоводният метод, използван за следене на тези транзакции.
Връщане на материал
Мислете за дебитните бележки като искания срещу бизнес грешки. В случай на върнати стоки от купувач до доставчик или доставчик, дебитната бележка показва промяната в книгите на купувача (счетоводни дневници) и искания за връщане на кредит. Доставчикът / продавачът често изпраща кредитно известие като доказателство за отмяна.
Например, помислете за случая, когато компания XYZ връща материал на своя доставчик, компанията ABC. За да докаже сумата, която трябва да бъде възстановена, XYZ изготвя дебитна бележка. Първоначалната покупка беше за 5000 долара, така че дебитната бележка трябва да отразява цената на материалите, плюс ставки на местния данък върху продажбите. Данъците и цената на стоките винаги трябва да са отделни договорени позиции в бележката.
След получаване ABC трябва да създаде малка кредитна бележка като доказателство за разбиране, след което да пристъпи към възстановяване (или да предложи кредит на) XYZ (стига дебитната бележка да съдържа правилна информация).
Лихва / комисиона
Да предположим, че един бизнес дължи лихва на кредитор или комисионна на трето лице за предоставени услуги. В такъв случай дебитното известие обикновено се издава, за да отговори на получено кредитно известие, но длъжникът винаги може да издаде едно непредвидено.
Дебитните бележки за вземанията от комисиони са често срещани между дружествата майка и дъщерните дружества. Дебитни бележки за вземане на лихви могат да се използват за коригиране на предварителни плащания или като проста форма на водене на записи.
