Какво е главна книга?
Главна книга представлява системата за водене на записи за финансови данни на компанията с записи на дебитни и кредитни сметки, утвърдени чрез пробен баланс. Главната книга предоставя запис на всяка финансова транзакция, която се осъществява през живота на операционна компания.
Главната книга съдържа информация за сметките, която е необходима за изготвяне на финансовите отчети на компанията, а данните за транзакциите се разделят по видове в сметки за активи, пасиви, собствен капитал, приходи и разходи.
Генерална книга
Как работи главна книга
Главна книга е основата на система, използвана от счетоводителите за съхраняване и организиране на финансови данни, използвани за създаване на финансовите отчети на фирмата. Транзакциите се осчетоводяват в отделни сметки за под-книги, както е дефинирано от сметкоплана на компанията.
След това транзакциите се закриват или обобщават в главната книга и счетоводителят генерира пробен баланс, който служи като отчет за салдото на всяка сметка в главната книга. Пробният баланс се проверява за грешки и се коригира чрез публикуване на допълнителни необходими записи и след това коригираният пробен баланс се използва за генериране на финансовите отчети.
Как функционира главна книга с двойно счетоводно записване
Главна книга се използва от предприятията, които използват метода за счетоводство с двойно записване, което означава, че всяка финансова транзакция засяга най-малко две сметки в подлежащите и всяка вписване има поне един дебит и една кредитна транзакция. Двукратните транзакции, наречени записи в списанията, се публикуват в две колони, като вляво има дебитни записи и кредитни записи, а общият брой дебитни и кредитни записи трябва да се балансира.
Счетоводното уравнение, което е в основата на счетоводството с двойни записи, е следното:
Активи - пасиви = собствен капитал
Балансът следва този формат и показва информация на подробно ниво на сметката. Например, балансът показва няколко сметки за активи, включително парични средства и вземания, в секцията си за краткосрочни активи.
Методът за двойно записване работи въз основа на изискването на счетоводното уравнение, че транзакциите, публикувани в сметките отляво на знака за равенство във формулата, трябва да са равни на общия брой транзакции, публикувани в сметката (или сметките) вдясно. Дори ако уравнението е представено по различен начин (като активи = пасиви + акционерен капитал), правилото за балансиране винаги се прилага.
Какво ви казва главна книга?
Данните за транзакциите, съдържащи се в главната книга, се съставят и обобщават на различни нива за изготвяне на пробен баланс, отчет за приходите и разходите, баланс, отчет за паричните потоци и много други финансови отчети. Това помага на счетоводителите, ръководството на компанията, анализаторите, инвеститорите и други заинтересовани страни да оценяват непрекъснато работата на компанията.
Когато разходите се увеличават в даден период или компания регистрира други транзакции, които засягат нейните приходи, нетен доход или други ключови финансови показатели, данните от финансовите отчети често не разказват цялата история.
В случай на някои видове счетоводни грешки, е необходимо да се върнете към главната книга и да разгледате подробности за всяка записана транзакция, за да намерите емисията. Понякога това може да включва преглед на десетки записи в списанията, но е наложително да се поддържа надеждно и без достоверни финансови отчети на дружеството.
Ключови заведения
- Главната книга е основата на счетоводната система за двойно вписване на дружеството. Общите счетоводни книги обхващат всички данни за транзакциите, необходими за изготвяне на отчета за приходите и разходите, баланс и други финансови отчети. Общите транзакции в счетоводни книги са обобщение на транзакциите, направени като записи в журнала към акаунти в под-главна книга. Пробният баланс е отчет, който изброява всички главни акаунти в главната книга и нейното салдо, като прави корекциите по-лесни за проверка и по-лесно намиране на грешки.
Примерът за транзакция на баланс
Ако дадена компания получи плащане от клиент за фактура за 200 долара, например, счетоводителят на компанията увеличава касовата сметка с дебит от 200 долара и завършва вписването с кредит или намаление от 200 долара до вземания. Сумите на осчетоводения дебит и кредит са равни.
В този случай една сметка за активи (парични средства) се увеличава с 200 долара, докато друга сметка за активи (вземания) се намалява с 200 долара. Нетният резултат е, че както увеличението, така и намаляването засягат само едната страна на счетоводното уравнение. Така уравнението остава в баланс.
Пример за транзакция в отчет за приходите
Отчетът за доходите следва своята собствена формула, която може да бъде написана, както следва:
Приходи - разходи = нетен доход (НИ) или нетна печалба
Възможно е счетоводната транзакция да засегне едновременно баланса и отчета за доходите.
Например, приемете, че една компания таксува клиента си за 500 долара. Счетоводителят би въвел тази транзакция в счетоводната книга чрез осчетоводяване на дебит от 500 долара (увеличение) на вземанията (сметка на активите в баланса) и кредит (увеличение) в размер на 500 долара към приходите, което е сметка в отчета за приходите. Дебитите и кредитите се увеличават с 500 долара, а сумите остават в баланс.
Научете повече за главната книга
За свързан поглед върху основните книги, помислете за четене на повече за счетоводството с двойни записи.
