Периодичен инвентаризация срещу непрекъснат инвентар: преглед
Периодичните и постоянни системи за инвентаризация са два контрастиращи счетоводни метода, които предприятията използват, за да проследяват количеството на наличните продукти. Като цяло, постоянната система за инвентаризация предлага много предимства в сравнение с периодичната система и сега се използва от всички големи търговци на дребно. Все пак собственикът на малък бизнес все пак трябва да вземе предвид дали ползите от инсталирането на вечна система за инвентаризация ще надвишат допълнителните разходи.
Периодичен опис
Периодичната система използва случайни физически преброявания за измерване на нивото на запасите и цената на продадените стоки (COGS). Покупките на стоки се записват в акаунта за покупки. Сметката за инвентара и цената на продадените стоки се актуализират в края на определен период - това може да бъде веднъж месечно, веднъж на тримесечие или веднъж годишно. Цената на продадените стоки е важен счетоводен показател, който, когато се извади от приходите, показва брутния марж на компанията.
Разходите за стоки, продадени по системата за периодично инвентаризиране, се изчисляват, както следва:
Начален баланс на инвентаризацията + себестойност на покупките на инвентаризация - разходи за приключване на инвентара = цена на продадените стоки
Тъй като предприятията често носят продукти на хиляди, извършването на физически брой може да бъде трудно и отнема много време. Представете си, че притежавате магазин за офис консумативи и се опитвате да преброите и запишете всяка химикалка на склад. Сега умножете тази за офис верига за доставки. Поради тези причини много компании извършват физически преброяване само веднъж на тримесечие или дори веднъж годишно. За дружествата, които са в периодична система, това означава, че данните за инвентаризацията и цената на продадените стоки не са непременно много свежи или точни.
Вечен инвентар
За разлика от това, постоянната система следи балансите на запасите непрекъснато, като актуализациите се извършват автоматично при получаване или продажба на продукт. Покупките и връщанията се записват незабавно в инвентарната сметка. Докато няма кражба или повреда, салдото по сметката на инвентара трябва да е точно. Сметката за разходите за продадени стоки също се актуализира непрекъснато, тъй като всяка продажба се извършва. Вечните системи за инвентаризация използват дигитална технология за проследяване на инвентара в реално време, използвайки актуализации, изпратени по електронен път до централните бази данни.
В магазин за хранителни стоки, използващ вечната система за инвентаризация, когато продуктите с баркодове са преместени и платени, системата автоматично актуализира нивата на инвентара в база данни.
Ключови разлики
Периодичните системи за счетоводно отчитане на запасите обикновено са по-подходящи за малкия бизнес поради разходите за придобиване на технологии и персонал, които да поддържат вечна система. Бизнес, като автокъща или художествена галерия, може да бъде по-подходящ за периодичната система поради ниския обем на продажбите и относителната лекота за ръчно проследяване на инвентара. Въпреки това, липсата на точна информация за цената на продадените стоки или балансите на запасите през периодите, когато не е имало скорошно физическо преброяване, може да попречи на бизнес решенията.
Фирмите с голям обем продажби и множество търговски обекти (като хранителни магазини или аптеки) се нуждаят от непрекъснати системи за инвентаризация. Технологичният аспект на вечната система за инвентаризация има много предимства, като например възможността за по-лесно идентифициране на грешки, свързани с инвентара. Вечната система може да показва всички транзакции изчерпателно на ниво отделна единица. При постоянната система мениджърите са в състояние да направят подходящите срокове за покупки с ясно познаване на количеството стоки на ръка на различни места. По-точното проследяване на нивата на запасите също осигурява по-добър начин за наблюдение на проблеми като кражби.
- Периодичната система за инвентаризация използва периодичен физически брой за измерване на нивото на инвентара и цената на продадените стоки (COGS). Постоянната система непрекъснато следи балансите на запасите, като актуализациите се извършват автоматично всеки път, когато даден продукт бъде получен или продаден. системите обикновено са по-подходящи за малки предприятия, докато предприятията с голям обем продажби и множество търговски обекти (като хранителни магазини или аптеки) се нуждаят от непрекъснати системи за инвентаризация.
