Enterprise Resource Planning (ERP) е методология, ориентирана към процесите, която интегрира системи, използвани в различни отдели на компанията, като позволява лесен и равномерен поток на информация под определени контроли, подпомаган чрез използване на софтуерни приложения и определени най-добри практики.
Тази статия описва инструментите, използвани в ERP, и техните характеристики за различните функции, които се обслужват. За да разберем по-добре инструментите, нека започнем с функционалните изисквания.
Какво е необходимо от ERP система?
Всяка ERP система трябва да изпълни следните функционални изисквания.
- Тя трябва да бъде единна система, с лесни за използване приложения и интерфейси, която работи безпроблемно в множество отдели с необходимия контролиран достъпОбща база данни (или множество, но споделени бази данни), достъпна чрез различни приложения. Помощни програми за търсене и отчитане за генериране на отчети въз основа на различни параметри (като „всички неполучени поръчки от вчера в категорията„ играчки “) Мащабируемост, персонализиране и лесно интегриране на ad hoc модули, ако е необходимо
Инструментите, отговарящи на ERP изискванията:
За да отговарят на нуждите на гореспоменатите функционални изисквания, следните инструменти и приложения задължително се интегрират в ERP системата.
Съхраняване на данни и управление на информация с установен работен поток в различни отдели и функции са основата на всяка ERP система. Налични са множество решения и инструменти за съхранение на данни, които включват релационни бази данни от компании като Oracle, Sybase, DB2 и безплатни предложения с отворен код като Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby и др. Други инструменти за управление на информацията могат да включват системи за управление на съдържанието (CMS) и приложения за хранилища.
В зависимост от индустрията и необходимите функции, трябва да бъде избран подходящ. Един производител може да намери транзакционна база данни като Oracle или MySQL за по-уместна, тъй като данните, базирани на транзакции, се движат през различни състояния (от производство до инвентаризация до поръчка за улавяне до продажба до състояние на доставка). От друга страна, компания за писане на онлайн съдържание може да намери система за хранилища на CMS с контрол на версиите, която да отговаря по-добре на техните нужди.
Базата данни или хранилището може да бъде или една централизирана, или множествена с автоматичен поток от данни от една база данни към друга. Определеният работен процес гарантира безпроблемно движение на данни. Базите данни могат да бъдат хоствани локално или отдалечено или дори в облака.
· Приложения и интерфейси с подходящ контрол на разрешенията:
Съхранението и управлението на данни изисква достъп само за четене или редактиране за обработка на данните. След като артикулите са произведени, те трябва да бъдат маркирани като готови инвентар. След това отделът за управление на запасите го актуализира като готов за продажба. След покупка артикулът трябва да бъде актуализиран до състоянието на продаденост и така нататък. За да се постигне това, лесните за използване приложения и интерфейси са неразделна част от всяка ERP система, която също има определени контроли и разрешения. Например, след като един артикул е маркиран като продаден, само операторите на логистични отдели трябва да могат да го актуализират допълнително, докато тези от отдела за производство или инвентаризация трябва да имат достъп само за оглед.
По подобен начин, за ERP инструмент за писане на съдържание, след като писателят изпрати съдържанието в редактора за преглед, само редакторът трябва да може да го модифицира, за да избегне дублиране и конфликти на съдържанието.
За да разрешите да се вграждат контроли, приложения и интерфейси, базирани на разрешения, всяко ERP решение, което може да бъде базирано на браузър, настолни инсталации или приложения за таблети / мобилни устройства. Производителски екип на стационарно място ще предпочете интерфейс, базиран на работния плот, докато търговският екип, постоянно в движение, ще се възползва от браузър, базиран на интерфейс или мобилно приложение.
ERP система се състои от множество модули и хранилища на данни, където актуализациите и действията на данни следват логически определена последователност въз основа на бизнес нуждите. Това представлява работния процес. Работният процес може да се мисли като ума, контролиращ различните функции на тялото (поток на кръв, въздух, храна и други консумативи, движение на части от тялото и др.). Ясно определен работен процес с подходящ достъп на различни нива е необходимата част от всяко ERP решение.
Често използваните инструменти, внедрени в ERP рамката, включват Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM и др.
Друго важно изискване за ERP система е друго ниво на управление, ниво отдел, създаване на екип или индивидуално ниво. Обикновено той е достъпен или в табло за управление (с изглед на данни в реално време - показва такава информация като получени поръчки, но все още не са изпратени, неуспешни плащания през последната седмица и т.н.) или персонализирани отчети, генерирани в общи думи или данни- редактиране на приложения като електронни таблици.
Повечето инструменти за отчитане и табла за управление работят в реално време (или с минимален период от време). Подобно на приложенията, използвани от отделите за актуализиране на данни, тези инструменти за отчитане / изгледи на таблото за управление се предлагат като браузър или настолни инсталации. Те също включват функции за отчитане в края на деня, предлагащи изпращане на имейли на отчети с диаграми / графики / таблици като Microsoft Excel или Word прикачени файлове.
· Инструменти за комуникация:
Във всяка система, работеща в множество отдели, комуникацията е задължителна. ERP системите улесняват това, като предлагат инструменти за автоматизирано генериране на поща, незабавни съобщения, чат или общи функции за излъчване на индивидуално и групово ниво. Кажете, след като поръчката е маркирана като „Готова за изпращане“, трябва да се задейства автоматизиран мейлер в отдела по логистика, за да започне процесът на изпращане; Или ако в кухнята на пицарията е възникнал проблем, може да се изпрати общо съобщение до всички отдели, за да спрат да приемат допълнителни поръчки.
Вградени са допълнителни функции за незабавни съобщения (като тези от Lync, Chatter или Yammer), за да се даде възможност за лесна и незабавна комуникация.
В допълнение към горните инструменти, които са неразделна част от всяка ERP система, има допълнителни, които могат да бъдат интегрирани при необходимост:
В ERP системата могат да бъдат интегрирани много аналитични инструменти за бизнес разузнаване, прогнозен анализ, извличане на данни и анализи. Тези аналитични инструменти се използват за получаване на ценна информация за създаване на стратегически бизнес решения въз основа на наличните данни (като проследяване на поведението на потребителите около пазаруването в празници, сравнителни резултати за продукти в рафтове с червен цвят, които имат повече продажби, отколкото тези в рафта със син цвят и т.н.)
· Инструменти за разпределение на ресурсите и планиране на задачи:
ERP системите могат също да интегрират инструменти за разпределение на ресурсите между отделите и задачите (за трудоемките индустрии). Тези инструменти работят на простия принцип на определено време, отнесено от задача / проект, спрямо графика за наличност на ресурсите. След приключване на задачата, на ресурса автоматично се назначава нова задача, съответстваща на неговите умения, или се поставя в пул за следващото задание. Инструментите имат функционалност за ръчна намеса на ниво надзор в случай, че задача се забави. Предимствата включват ясна видимост за текущото и бъдещо натоварване, оптимално използване на ресурсите, проучване на възможностите за автоматизация и др.
· Други добавки към функциите: ERP системите могат да интегрират модули за управление на човешките ресурси, управление на проекти, системи за проследяване на времето, управление на документи и т.н., според бизнес нуждите. Наличен е голям брой инструменти, специфични за всяка индустрия и тип функция, а доставчиците на ERP предоставят своята помощ на заинтересованите клиенти при избора на най-подходящото. Интернет винаги е на разположение за самопомощ при получаване на необходимата информация.
Долната линия:
ERP е сложна рамка за прилагане и обикновено се нуждае от специален доставчик за внедряване. Две големи затруднения, идентифицирани с внедряването на ERP, са високи разходи и неспазване на най-добрите практики. Докато разходите могат да бъдат смекчени до известна степен чрез внимателно оценяване на различни доставчици и оценка на безплатни инструменти с отворен код, другото предизвикателство за неуспехи поради липса на спазване на най-добрите практики може да бъде смекчено чрез фокусирано обучение на служителите. Правилната оценка на началните етапи, партньорството с доставчици с подходящ опит и яснота по изискванията от самото начало ще помогне за ефективното и успешно прилагане на ERP инструментите. (За свързаното четене, вижте „Примери за успешно планиране на ресурсите на предприятието“)
