Счетоводството с двойно вписване е концепцията, че всяка счетоводна транзакция има две влияния върху финансите на компанията. Главната книга е записът на двете страни на всяка транзакция. Ако една компания продаде продукт, приходите му се увеличават и парите му се увеличават с еднаква сума. Когато дадена компания заеме средства от кредитор, паричното салдо се увеличава, но остатъкът на дълга на компанията се увеличава със същата сума.
Системата за двойно вписване създава баланс, съставен от активи, пасиви и собствен капитал. Листът е балансиран, защото активите на компанията винаги ще се равняват на задълженията си плюс собствения капитал. Активите включват всички елементи, които фирмата притежава, като инвентар, пари в брой, машини, сгради и дори нематериални вещи, като патенти. Задълженията представляват всичко, което компанията дължи на някой друг, като краткосрочни сметки, дължими на доставчици, или дългосрочни бележки, дължими на банка. Капиталът представлява дяловете на собствениците в компанията. Собственият капитал може да включва всички вноски, които собствениците са направили за компанията, плюс печалбите на компанията или минус загубите на дружеството.
Всеки запис има "дебитна" и "кредитна" страна, записани в главната книга. Сметките за активи се увеличават при дебитиране и намаляват при кредитирането им. Обратно, пасивите и собственият капитал се увеличават при кредитирането им и намаляват при дебитиране. Ако актив се увеличава с дебит, тогава кредитната страна на записа ще се отрази или върху друг актив, като го намали, или ще повлияе на пасив или сметка на собствения капитал, увеличавайки го, за да се запазят активите = пасиви + уравнение на собствения капитал в баланс.
Например, ако Луси отвори нов магазин за хранителни стоки, тя може да започне бизнеса, като донесе част от собствените си спестявания от 100 000 долара на компанията. Първото влизане в главната книга ще бъде дебит на Кеш, увеличаване на активите на компанията и кредит към собствения капитал, увеличаване на участието на Lucie в компанията. Ако Люси закупи няколко стелажни единици за 5000 долара на кредитната карта на компанията, следващото влизане в главната книга ще бъде дебит на оборудване за 5000 долара, увеличаване на активите на компанията и кредит към дължимата кредитна карта за 5000 долара, увеличаване на задълженията на компанията.
Под-книга може да се води за всеки отделен акаунт, който ще представлява само половината от записа. Главната книга обаче има записа и за двете половини на вписването. Когато Lucie закупи стелажа, под-главната книга ще покаже само половината от записа, което е дебитът на Equipment за $ 5000. Под-регистърът на кредитната карта Due ще включва запис на другата половина на записа, кредит за $ 5000. Към главната книга ще бъдат добавени два реда, показващи както дебита, така и кредита за $ 5000 всеки.
Според Wall Street Journal ранната употреба на системата за двойно влизане е документирана от Лука Пачоли през 15 век. Счетоводителите през 1400-те използваха писалка и хартия за воденето си на записи, старателно следейки всеки двоен запис. Днес счетоводителите обикновено не използват физическа книга с главна книга; Съвременният счетоводен софтуер обаче използва една и съща основна концепция за публикуване на две записи в главната книга за всяка транзакция.
