Какво е отрицателно потвърждение?
Отрицателното потвърждение е писмо или документ с искане получателят да отговори на подателя само ако е имало проблем със съдържанието на съобщението или получателят е искал да се откаже от събитието, към което е адресирано писмото.
Отрицателните писма за потвърждение могат да се използват в много видове бизнес ситуации и често се използват в индустрията за финансови услуги. Целта на комуникацията е да намали броя на входящите отговори, които организацията получава в отговор на писмо, изпратено до нейната клиентска база. В ситуация на комуникация с отрицателно потвърждение или отрицателно съгласие, компанията или образуванието, изпращащо съобщението, получава отговори само от „не“ гласове, за разлика от отговорите от всички, независимо от тяхното мнение.
Разбиране на отрицателно потвърждение
Отрицателните потвърждения често се използват от одиторите и включват документ, изпратен до извадка от клиенти на компанията, като ги молят да отговорят само ако намерят разминаване между техните книги и сметката, записана във финансовите отчети на одитираната компания. Отрицателното потвърждение обикновено се използва, когато счетоводният контрол на дадена компания е имал много малко грешки и поради това се счита за силен. От компанията се иска да провери двойно номерата и да потвърди само ако има несъответствие.
Изпращането на отрицателно потвърждение за разлика от положителното потвърждение, което изисква отговор, може да спести време, което ще бъде изразходвано за проследяване на отговорите и проследяване с неотговарящи получатели. Отрицателното потвърждение е просто начин счетоводителят да се увери, че и двете компании отчитат еднакви номера.
Ключови заведения
- Отрицателното потвърждение е писмо или документ с искане получателят да отговори на изпращача само ако е имало проблем със съдържанието на съобщението или получателят е искал да се откаже от събитието, до което е адресирано писмото. Писмата за отрицателно потвърждение често се използват в индустрията на финансовите услуги, включително счетоводителите, които искат да проверят финансовата информация на клиента. Отрицателните потвърждения помагат да се намали броят на входящите отговори, които организацията получава в отговор на писмо, изпратено до нейната клиентска база.
Примери за отрицателни потвърждения
Отрицателни потвърждения има много приложения, които включват както счетоводители, така и компании за финансови услуги.
Планове за пенсиониране на служители
Отрицателните писма за потвърждение често се изпращат с планове 401 (k), които имат функция за автоматично ескалиране. При автоматично ескалиране процентът на заплащането на служителя, принесен всеки период на заплащане, автоматично се увеличава всяка година.
Намерението на това автоматично увеличаващо се ниво на спестявания е да помогне на хората да спестят повече пари за пенсиониране. Месец или повече преди да се случи ескалацията, записващото устройство изпраща отрицателно потвърждение или отрицателно писмо за съгласие. Писмото информира участника, че ескалирането на вноската ще настъпи, освен ако участникът не се свърже с 401 (k) записващия и не се откаже от увеличението, за да запази текущата си ставка на вноската.
Отчитане на приходи
Отрицателна заявка може да се използва и за отчитане на продажби при автомобилен производител. Според книгите производителят е продал 200 автомобила на автокъщата за общо 6 милиона долара приходи. В писмото за отрицателно потвърждение се посочва, че ако цифрата от 6 милиона долара е точна, няма нужда да се отговаря. Ако обаче сумата на приходите беше само 5 милиона долара, производителят ще трябва да уведоми счетоводителя за разминаването в търговските книги.
Отрицателните потвърждения са професионален начин да кажете „не ми отговаряйте, освен ако няма проблем“.
