Какво е положителното потвърждение?
Положителното потвърждение е одиторско запитване, което изисква клиентът да отговори, потвърждавайки точността на даден артикул. Положителното потвърждение изисква доказателство за точност, като потвърждава, че оригиналната информация е била правилна, или като е предоставила правилната информация, ако е неправилна.
Ключови заведения
- Положителното потвърждение е одиторско запитване, което изисква клиентът да отговори, потвърждавайки точността на даден артикул. Положителното потвърждение изисква доказателство за точност, като потвърждава, че оригиналната информация е правилна, или като предостави правилната информация, ако е неправилна. Положителните потвърждения се използват за проверка на суми пасиви, инвестиции, банкови сметки, вземания по сметки и задължения.
Разбиране на положителното потвърждение
Положителното потвърждение е част от процедурите за потвърждение, които одиторите използват за потвърждаване на конкретна информация. Получателят на писмото трябва да отговори, за да потвърди точността или да предостави информация и да го изпрати обратно на одитора. Някои примери за информация, изисквана от одиторите, включват потвърждаване на следното:
- Сумите и описанията на различни видове пасиви Информация за сметката на банковата сметка, включително салда Суми и видове инвентаризации Инвестиции или ценни книжаКопии на фактури за продажба, за да се гарантира, че са извършени продажбиИнформация или копия на фактури за доставка, за да се гарантира, че продуктите са изпратени
Анализ на потвърждение
Одиторите също използват положителни писма за потвърждение, за да проверят дължимите задължения и вземанията или компаниите. Задълженията по сметките са краткосрочни задължения, дължими от дружествата към техните доставчици. Вземанията по сметки представляват пари, дължими от клиентите на компанията за продажба на стоки. Вземанията и задълженията обикновено имат условия за плащане 30, 60 или 90 дни - което означава, че трябва да се извърши плащане в рамките на този срок.
Одиторът може да провери точността на изследваните записи за вземания, като проверява дали записите точно отразяват транзакциите, възникнали между компанията и нейните клиенти. Свързването директно с клиентите помага на одиторите да проверят дали изброените акаунти действително съществуват, балансите, показани като дължими, са правилни и че плащанията, маркирани като получени, са верни.
Вземанията по сметките са краткосрочни активи и могат да бъдат използвани от компаниите като обезпечение за получаване на заеми или финансиране от банки. В резултат на това е важно вземанията да бъдат одитирани, за да се потвърди, че продажбите са извършени, както и да се потвърди, че средствата от продажбите се събират навреме.
Ако дадена компания желае да извърши одит на своите задължения за изплащане на кредити, тя трябва да прегледа всички изходящи средства, свързани с дългови задължения или плащания на кредитори. Процесът може да изисква преглед на фактурирането и съгласуване на тези суми с плащания, които са записани като извършени. Освен това, бизнесът може да избере да съпостави гореспоменатите суми с действителните тегления от платежни сметки, за да потвърди точността.
Положителна срещу отрицателна потвърждение
Макар че положителното потвърждение изисква поддържаща информация, въпреки точността на оригиналните записи, отрицателното потвърждение изисква отговор само ако има несъответствие. По време на отрицателна заявка за потвърждение може да бъде помолен бизнес, който да потвърди, че салдото в акаунта е посочено в определена сума, например 100 000 долара. Ако салдото по текущата сметка е 100 000 долара, не се изискват допълнителни действия. Ако балансът се различава, трябва да се предостави допълнителна информация, за да се обясни разликата. Отрицателните писма за потвърждение се използват и за установяване дали получателят иска да се откаже от събитие, посочено в писмото.
Отрицателното потвърждение се използва по-често, ако записите на индивида или бизнеса обикновено се считат за много точни. Обикновено се смята, че компанията, получила отрицателно потвърждение, има строги вътрешни изисквания и бизнес практики. В резултат на това отрицателното потвърждение е много по-евтино и времеемко за одиторите, тъй като те обикновено трябва да изпратят само едно писмо.
И обратното, положителните искания за потвърждение са по-ангажирани, тъй като финансовите записи трябва да бъдат представени, дори ако първоначалната информация в писмото е била вярна. Също така, по-вероятно е да се използват положителни заявки за потвърждение, ако в книгите на компанията се подозира, че имат грешки. Положителното писмо за потвърждение обаче е по-често при сложни транзакции, тъй като е по-точно и гарантира, че всички са на една и съща страница или имат една и съща финансова информация. При кредитирането например одиторите използват положителни потвърждения пред банки и компании, за да установят точния размер на дълга.
В резултат на това положителното потвърждение е по-добро представяне на финансовата информация, отколкото отрицателно потвърждение, тъй като това е изрично искане, което е върнато от получателя. Ако възникне някакъв спор, положителното потвърждение е веществено доказателство, че информацията е потвърдена.
Пример за положително потвърждение
Ако физическо или стопанско образувание е избрано за одит от Службата за вътрешни приходи (IRS), данъкоплатецът трябва да представи записи, за да потвърди информацията, посочена в избраните данъчни декларации. Одитът може да включва положително искане за потвърждение за всички източници на доход, проверка на приложимите отчисления и доказателство за заявените печалби или загуби. Дори ако информацията, необходима за одита, съответства на докладваната, всички доказателства трябва да бъдат представени, за да бъдат удовлетворени изискванията на одита.
