Какво е заявка за предложение (RFP)?
Искане за предложение (RFP) е бизнес документ, който обявява и предоставя подробности за даден проект, както и иска оферти от изпълнители, които ще помогнат за завършването на проекта. Повечето организации предпочитат да използват RFP и в много случаи правителствата използват само заявки за предложение. Заявка за предложение за конкретна програма може да наложи компанията да преразгледа офертите, за да проучи тяхната приложимост, здравето на фирмата, която оферира, и способността на участника да направи това, което се предлага.
Ключови заведения
- Заявка за предложение е обявление за финансиране на проекта, публикувано от организация, за която компаниите дават оферти. RFP очертава процеса на наддаване и условията на договора и ръководства как трябва да се форматира офертата..RFP позволяват на молещата компания да получи множество оферти.
Разбиране на заявките за предложение (RFP)
RFP очертават процеса на наддаване и условията на договора и дават насоки за това как офертите трябва да бъдат форматирани и представени. Обикновено са запазени за сложни проекти. Тези искания уточняват естеството на проекта и критериите за оценка, разкриващи как се оценяват предложенията. Заявките могат да включват декларация за работа, описваща задачите, които трябва да бъдат изпълнени от спечелилия участник, и график за предоставяне на завършена работа. Те също така включват информация за издаващата организация и нейната дейност.
RFP също ръководят кандидатите за това как да подготвят предложения. Те могат да очертаят инструкции за това каква информация трябва да включва кандидатът и желания формат.
Предложението не трябва да бъде прекалено подробно, тъй като може да попречи на креативността на изпълнителя и не трябва да бъде толкова неясно, че изпълнителят да остане затънал.
По-голямата част от RFP се представят от правителствени агенции и други, участващи в публичния сектор. Обикновено се изисква да отворят конкуренцията между частните компании, за да направят процеса справедлив. За да поддържат ниските разходи, тези агенции искат да гарантират, че ще получат най-ниската и най-конкурентна оферта.
Причината дадена организация може да представи RFP е да получи множество оферти. Търсещата организация може да се възползва от множество кандидати и перспективи. Например бизнес, който иска да промени процеса на отчитане от хартиена система на компютърна, може да постави заявка за предложение за хардуер, софтуер и обучение на потребители, за да установи и интегрира новата система в бизнеса.
Изисквания за заявка за предложение
Може да се изисква държавни агенции или други образувания да издават заявки за предложения, за да осигурят пълна и открита конкуренция, за да намалят цената на решението. Приемането на предложение, което отговаря най-добре на спецификациите, не винаги може да означава оферта с най-ниска цена.
Умело създаването на заявка за предложение може да диктува успеха или неуспеха на полученото решение. Ако посочените изисквания са твърде неясни, участникът в търга може да не проектира и внедри цялостно решение на проблема. Ако изискванията са твърде подробни и ограничителни, креативността и иновациите на кандидатите могат да бъдат ограничени.
Процесът на RFP започва с изготвяне на искане за предложение. Участниците в търга преглеждат молбата и изпращат предложения за подобрение. След осъществяването на обратна връзка се издава окончателното искане за предложение. След това участниците в търга представят своите предложения. Клиентът избира малка група кандидати и започва преговори за ценообразуване и технически подробности. Клиентът може да поиска останалите участници в търга да представят най-добрата и окончателна оферта преди възлагане на поръчка. Договорът се представя на компанията, предоставяйки най-доброто решение на проблема.
Пример за искане за предложение
Да речем например Федералната железопътна администрация издава искане за предложения за финансиране, проектиране, изграждане, експлоатация и поддържане на високоскоростна железопътна система. Заинтересованите страни подават предложения, отговарящи на изискванията, посочени в документа. Въз основа на получените предложения до крайния срок Министерството на транспорта създава комисии за допълнителен преглед и развитие на предложенията. DOT избира предложението, което най-много обхваща целите му, и наема компанията да извърши работата.
