Какво е ваучер?
Ваучер е документ, използван от отдела за плащане на сметки на компанията за събиране и подаване на всички подкрепящи документи, необходими за одобряване плащането на задължение. Ваучер е по същество резервните документи за дължими сметки. Дължимите задължения са краткосрочните сметки, дължими от компаниите на доставчици и доставчици.
Ваучерът е важен, защото това е механизъм за вътрешен счетоводен контрол, който гарантира, че всяко плащане е надлежно разрешено и действително получените стоки или услуги са получени.
Ключови заведения
- Ваучер е документ, използван от отдел за плащане на сметки на компанията, съдържащ подкрепящите документи за фактура. Ваучерът е по същество резервните документи за дължими сметки, които са сметки, дължими от компаниите на доставчици и доставчици. Документите във ваучер могат да включват фактура, дължима сума, дата на падежа, сметки в главната книга и разписки за доставка. Всички суми на неизплатените дължими ваучери са общо, а еднократната сума се записва като дължима в баланса.
Как работят ваучерите
Фирмите имат различни краткосрочни финансови задължения към доставчици и доставчици през целия отчетен период. Една компания може да се наложи да купува инвентар или суровини от доставчици, които се използват при производството на стоките на компанията. Доставчиците по същество предоставят кредит на компанията за продължаване на кредита, което позволява плащането да се извърши в близко бъдеще, като например 30, 60 или 90 дни.
Ваучер е формуляр, който включва всички подкрепящи документи, показващи дължимите пари и всички плащания, изплатени на доставчик или продавач за дължима дължима сума. Ваучерът и необходимите документи се записват в регистъра на ваучерите. Някои от подкрепящите документи във ваучер могат да включват:
- Фактура от доставчикаПродавач или име на доставчик, който трябва да бъде платенУсловия за плащане, като дължимата сума, датата на падежа и всички отстъпки, предоставени от доставчика за плащане на фактурата рано, Поръчката за покупка на компаниятаПолучение, показващо, че стоките са получени от компанията от доставчикаОбщата книга сметки, които ще се използват за счетоводни цели; подписи от упълномощени представители на компанията за покупка и плащане;
Общата сума на всички ваучери, които имат дължими остатъци, се записват като дължими в баланса. След като ваучерът бъде платен, доказателството за плащане се включва във ваучера и се записва като платен ваучер.
Как ваучерите са полезни
Ваучерите на компанията служат като основен източник на доказателства при извършване на одит. Одиторът извършва набор от процедури, за да определи дали финансовите отчети не съдържат съществени неточности. Ваучерите документират, че закупените стоки са действително получени, което подкрепя твърдението на одитора, че стоките и услугите, публикувани във финансовите отчети, наистина съществуват. Ваучерите също оправдават плащанията на фирмата в брой на продавачите и документират главните сметки, използвани за осчетоводяване на транзакцията.
Използването на ваучерна система също намалява риска от сговор на служителите за кражба на активите на компанията. Предприятията използват сегрегация на задължения за предотвратяване на кражбите на служители, което означава, че критичните задачи са възложени на различни хора в организацията. Ваучерът документира, че задачите се изпълняват от множество хора и създава хартиена пътека, така че одиторът да може да потвърди дали задълженията са били правилно разделени.
Пример за ваучер
Местен ресторант поръчва месо и риба на всеки няколко дни от своите доставчици. Мениджърът на ресторанта попълва поръчка за покупка на 30 килограма месо, а собственикът инициира поръчката за покупка, за да одобри пратката. Когато пратката бъде получена, съдържанието на пратката се сравнява с поръчката за покупка, за да се гарантира, че пратката съответства на поръчаната. Ресторантът попълва разписка за доставка, за да документира процеса, а разписката за доставка се сравнява с фактурата на продавача.
Ваучерът, който е заглавна страница, която обяснява приложените документи, включва поръчката за покупка, разписката за доставка и фактурата. Сумата за покупката се добавя и записва към дължимите в баланса сметки до изплащане. Собственикът преглежда цялата информация за ваучера, преди да подпише чек.
Ваучерът включва и акаунти за главна книга, използвани за записване на транзакцията. Ресторантът например може да кредитира (увеличи) сметката за инвентаризация на месото и да дебитира (намали) касовата сметка, за да запише плащането. Получаването на плащането и датата се записват, за да се покаже, че ваучерът е платен. Дължимите задължения се отразяват по-ниското салдо поради фактурата, която се плаща, при условие че няма генерирани допълнителни задължения.
