Журнал за парични разплащания е отчет, воден от вътрешни счетоводители на всички финансови разходи, направени от дружеството, преди те да бъдат осчетоводени в главната книга. Списанията за парични разплащания изпълняват редица функции, като източник за записване на отписвания на данъци и категоризиране на други разходи. Това списание по същество функционира като чекова книга за всички практически цели.
Разрушаване на дневник за изплащане на пари в брой
Всички покупки, направени в брой, се записват в дневника за изплащане. Списанията за парични разплащания могат да записват различни видове разходи чрез присвояване на код на всеки тип разходи или чрез записване на различните разходи в различни колони. Тези списания се съгласуват (обикновено месечно) с главни счетоводни сметки, които след това се използват за създаване на финансови отчети за редовни счетоводни периоди. Журналите се поддържат в счетоводни софтуерни пакети и ще съдържат следната основна информация: дата на изплащане, номер на чек, вид транзакция, сума, получател и бележка.
В зависимост от конкретния бизнес може да са необходими допълнителни колони, които да предоставят важни подробности за записите за изплащане. Например, ако една компания закупи доставки на едро, тя може да получи отстъпка. Отделна колона за размера на получената отстъпка би била полезна. Мениджърът на списанията трябва да е много ориентиран към детайлите и на всяка транзакция, за да поддържа подходящ дневник. Добра практика е също така да се въведе вътрешен контрол, така че паричните средства да не бъдат пренасочени или неправомерно присвоени. Такива вътрешни контроли могат да бъдат под формата на проверка на изплатените големи суми или проследяване на схемите на плащане, за да се търси необичайна дейност.
Освен използването му за вписвания в главната книга при официалната подготовка на книги на дружеството, дневникът за изплащане на пари може да предостави информация за собствениците в техните дейности по управление на пари в брой - колко са отишли за инвентаризация през този месец, колко за заплати, колко за лизинг и наем, колко за външни услуги и т.н. Списанието се превръща в добър ресурс за насочване на бъдещи решения за разплащане на пари в брой.
